# دليل استخدام النظام / System User Guide (AR/EN)

> **HRMS / ERP Foundation**  
> دليل استخدام عملي للمستخدمين، المديرين، والـ Admin.

---

# العربية

## 1) نظرة عامة

هذا النظام عبارة عن منصة تشغيل مؤسسية لإدارة:
- الموظفين
- الحضور والانصراف
- الإجازات
- السلف والتسويات والعهد
- الزيارات (الريسبشن)
- الإشعارات والبريد الداخلي
- الموافقات متعددة المراحل

### أهم مزايا النظام
- متعدد الفروع
- متعدد اللغات (عربي/إنجليزي)
- صلاحيات حسب المستخدم والدور
- مركز إشعارات + مركز بريد منفصل
- Workflow موافقات قابل للتخصيص
- لوحة تحكم تشغيلية

---

## 2) تسجيل الدخول واستعادة كلمة المرور

## تسجيل الدخول
1. افتح صفحة تسجيل الدخول.
2. أدخل:
   - اسم المستخدم أو البريد الإلكتروني
   - كلمة المرور
3. اضغط `دخول`.

## استعادة كلمة المرور (OTP عبر البريد)
1. اضغط `نسيت كلمة المرور؟`
2. أدخل أحد الخيارات:
   - اسم المستخدم
   - رقم الموظف
   - بريد المستخدم
3. سيصلك:
   - كود `OTP`
   - رابط آمن لإعادة التعيين
4. أدخل كود OTP + كلمة المرور الجديدة.

### ملاحظات مهمة
- الاستعادة تعتمد على **بريد المستخدم** (أو اسم المستخدم إذا كان بريدًا).
- إذا لم تصلك الرسالة:
  - راجع `Spam`
  - تأكد أن البريد محفوظ في بيانات المستخدم
  - تواصل مع مسؤول النظام

---

## 3) التنقل داخل النظام

## القائمة الجانبية
القائمة الجانبية تعرض الصفحات حسب:
- دور المستخدم
- صلاحيات الشاشة (Route Permissions)
- تخصيصات الإدارة (إخفاء/إظهار/إعادة تسمية)

## الشريط العلوي
يوفر:
- عنوان الصفحة الحالية
- البحث السريع
- الإشعارات
- الشات الداخلي
- تغيير اللغة
- تغيير الفرع (حسب الصلاحيات)
- الملف الشخصي / تسجيل الخروج

---

## 4) لوحة التحكم (Dashboard)

تعرض مؤشرات تشغيل حسب الدور:
- عدد الموظفين النشطين
- طلبات معلقة (إجازات / سلف / تسويات)
- حضور اليوم
- زيارات اليوم
- مؤشرات الرواتب أو التشغيل

### نصيحة استخدام
- استخدم لوحة التحكم كبداية يومية لمعرفة:
  - ما الذي يحتاج موافقة
  - ما الذي تأخر
  - الحالة العامة للفرع أو الفروع

---

## 5) الوحدات الأساسية

## 5.1 ملفي
صفحة شخصية للمستخدم تعرض:
- بيانات الحساب
- الصلاحيات العامة
- ارتباطه بالموظف (إن وجد)
- بصمة ظهور الحساب في النظام (تحليل أين تظهر بياناته)

## 5.2 الموظفون
إدارة بيانات الموظفين:
- إنشاء/تعديل بيانات الموظف
- بيانات الفروع والأقسام
- البريد والبيانات الوظيفية

## 5.3 الهيكل والفروع
إدارة:
- الفروع
- الأقسام/الهيكل التنظيمي

## 5.4 الحضور والانصراف
يشمل:
- الحضور اليومي
- ملخصات الحضور
- الحالات (حاضر/غائب/إجازة...)
- التكامل مع أجهزة البصمة (حسب الإعدادات)

## 5.5 الإجازات
الموظف يمكنه:
- تقديم طلب إجازة
- متابعة حالة الطلب

المدير/HR يمكنه:
- اعتماد / رفض الطلب
- متابعة الطلبات المعلقة

## 5.6 السلف
يشمل:
- طلب سلفة
- دورة موافقات متعددة المراحل
- إشعارات تلقائية
- بريد احترافي (بحسب الإعدادات)

## 5.7 التسويات
يشمل:
- إنشاء تسوية
- إضافة بنود
- اعتماد / رفض
- ترحيل (حسب الصلاحيات)

## 5.8 العهد / الأصول
يشمل:
- إنشاء أصل/عهدة
- تسليم / استرجاع
- سجلات الحركة
- (قابل للتوسع لاحقًا للأصول الثابتة والإهلاك)

## 5.9 القضايا / الشكاوى
إدارة الطلبات/الشكاوى الداخلية ومتابعة حالتها.

---

## 6) الريسبشن / الزيارات

## 6.1 طلب زيارة (من المستخدم)
المستخدم يمكنه:
- إدخال بيانات الزائر
- تحديد المضيف/الغرض
- إرسال بلاغ زيارة مسبق للريسبشن

## 6.2 الريسبشن / الزيارات (دور الريسبشن)
مستخدم الريسبشن يمكنه:
- مشاهدة الطلبات المتوقعة
- اعتماد / رفض طلب الزيارة
- تسجيل دخول الزائر
- تسجيل خروج الزائر
- طباعة Badge / QR
- متابعة مدة الزيارة والتنبيهات
- استخراج تقارير شهرية + Excel

---

## 7) الإشعارات ومركز البريد والشات

## 7.1 الإشعارات (Internal Notifications)
للتنبيهات داخل النظام فقط:
- استلام إشعارات الطلبات والموافقات
- تحديد المقروء/غير المقروء

## 7.2 مركز البريد (Mail Center)
لإرسال بريد احترافي من داخل النظام إلى:
- مستخدم محدد
- دور وظيفي
- فرع كامل
- إدارة/قسم
- الإداريين

## 7.3 الشات الداخلي
محادثات داخلية بين المستخدمين مع:
- رسائل
- مرفقات
- سجل محادثات

---

## 8) البحث الشامل (Global Search)

ابحث من مكان واحد عن:
- موظف
- طلب إجازة
- سلفة
- تسوية
- عهدة
- زيارة
- مرتبات
- قيود محاسبية

### نصيحة
استخدم البحث الشامل بدل التنقل بين الصفحات عند معرفة اسم/رقم العنصر.

---

## 9) بريد المدير / Manager Inbox

صفحة تجمع الأعمال التي تحتاج متابعة أو قرار:
- طلبات معلقة
- موافقات
- عناصر تشغيلية مهمة

مناسبة للمديرين لتقليل التنقل بين الشاشات.

---

## 10) إدارة النظام (Admin)

هذه الصفحة هي مركز الإعدادات الرئيسي، وتعمل بنظام **Tabs**.

## التبويبات الأساسية
- `الهوية والقائمة`
- `إنشاء مستخدم`
- `المستخدمون والصلاحيات`
- `مسارات الموافقات`
- `SMTP`
- `أجهزة البصمة`

---

## 10.1 الهوية والقائمة (Branding & Sidebar)

يمكن لمسؤول النظام:
- تغيير اسم الموقع/النظام
- تغيير الشعار الفرعي
- رفع لوجو مخصص
- إعادة تسمية عناصر القائمة الجانبية
- تغيير أيقونات العناصر
- إخفاء عناصر من القائمة
- ترتيب العناصر داخل كل قسم (Sort)
- تغيير أسماء أقسام القائمة (`عام / HR / الخدمات / المالية / النظام`)

> ملاحظة: إخفاء العنصر من القائمة لا يعني بالضرورة تعطيل الصفحة نفسها إذا كانت الصلاحية تسمح بالدخول.

## 10.2 إنشاء مستخدم
- إنشاء حساب جديد
- تحديد الدور
- ربطه بموظف (اختياري)
- تحديد بريد المستخدم (للإيميل واستعادة كلمة المرور)
- تحديد صلاحيات الفروع

## 10.3 المستخدمون والصلاحيات
- تعديل المستخدمين
- إعادة تعيين كلمة المرور
- صلاحيات الفروع
- صلاحيات الشاشات (عرض/إخفاء/أفعال)

## 10.4 مسارات الموافقات
- إنشاء Workflow للموديولات (مثل السلف/العهد)
- تحديد الخطوات
- تحديد المعتمدين (مستخدم/موظف/دور)
- شروط حسب المبلغ (إن وجدت)
- تحديد نطاق الموظفين المستهدفين

## 10.5 إعدادات SMTP
- إعداد بريد Gmail أو SMTP للشركة
- تفعيل إرسال البريد
- ضبط بيانات المرسل والرد

## 10.6 أجهزة البصمة
- إضافة جهاز
- إعداد البروتوكول ونمط السحب
- إعداد ربط الحقول (Field Mapping)
- تفعيل/تعطيل المزامنة التلقائية

---

## 11) مركز العمليات (Operations Center)

مفيد لمسؤول النظام لمتابعة:
- صحة النظام (System Health)
- Queue / Jobs
- SLA / Escalation (الأساس)
- Scheduled Reports (الأساس)
- مراقبة المزامنة والنسخ الاحتياطي (أساس تشغيلي)

---

## 12) أفضل ممارسات الاستخدام

### للمستخدم العادي
- استخدم `ملفي` + `لوحة التحكم` يوميًا
- تابع الطلبات من الإشعارات
- استخدم `طلب زيارة` بدل الاتصال اليدوي بالريسبشن

### للمدير
- ابدأ بـ `بريد المدير`
- راجع `لوحة التحكم` قبل اعتماد الطلبات

### للـ Admin
- اضبط `SMTP` أولًا
- ثم `المستخدمون والصلاحيات`
- ثم `مسارات الموافقات`
- ثم `الهوية والقائمة` لتخصيص النظام

---

## 13) استكشاف الأخطاء (Troubleshooting)

## لا تظهر تغييرات التصميم/اللوجو
- استخدم `Ctrl + F5`
- أعد تشغيل Apache إذا كان هناك كاش/OPcache

## لا تصل رسائل البريد
- راجع إعدادات SMTP
- تأكد من `From Email`
- راجع صندوق `Spam`
- تأكد أن المستخدم لديه بريد صالح

## لا تظهر صفحة في القائمة
- تحقق من الصلاحيات
- تحقق من إعدادات إخفاء العنصر من `الهوية والقائمة`

---

# English

## 1) Overview

This system is an enterprise operations platform for managing:
- Employees
- Attendance
- Leaves
- Loans / Settlements / Assets
- Reception & visits
- Internal notifications and email
- Multi-step approvals

### Key strengths
- Multi-branch
- Arabic/English support
- Role-based access
- Separate Notifications and Mail Center
- Configurable approval workflows
- Operational dashboard

---

## 2) Login & Password Recovery

## Login
1. Open the login page.
2. Enter:
   - Username or email
   - Password
3. Click `Sign In`.

## Password Recovery (Email + OTP)
1. Click `Forgot your password?`
2. Enter one of the following:
   - Username
   - Employee number
   - User email
3. You will receive:
   - OTP code
   - Secure reset link
4. Enter OTP + new password.

### Important notes
- Recovery is sent to the **user email** (or username if it is an email).
- If email does not arrive:
  - check Spam/Junk
  - ensure the user email is saved
  - contact the system administrator

---

## 3) Navigation

## Sidebar
Sidebar items are shown based on:
- User role
- Route permissions
- Admin customization (rename/hide/icon)

## Top Bar
Provides:
- Current page title
- Quick search
- Notifications
- Internal chat
- Language switch
- Branch switch (when allowed)
- Profile / logout

---

## 4) Dashboard

The dashboard shows operational KPIs depending on the user role, such as:
- Active employees
- Pending requests (leaves / loans / settlements)
- Today attendance
- Today visits
- Payroll / operational indicators

### Best practice
Use the dashboard as your daily starting point to identify:
- pending approvals
- delayed items
- branch/organization status

---

## 5) Core Modules

## 5.1 My Profile
Personal page showing:
- account details
- general permissions
- employee linkage (if available)
- user activity/data footprint summary

## 5.2 Employees
Manage employee master data:
- create/edit employee
- branch/department data
- work profile and contact details

## 5.3 Organization & Branches
Manage:
- branches
- organizational structure / departments

## 5.4 Attendance
Includes:
- daily attendance
- attendance summaries
- attendance statuses
- biometric integration foundation

## 5.5 Leaves
Employees can:
- submit leave requests
- track request status

Managers/HR can:
- approve/reject
- monitor pending requests

## 5.6 Loans
Includes:
- loan request
- multi-step approval workflow
- automatic notifications
- professional email delivery (if configured)

## 5.7 Settlements
Includes:
- create settlement
- add items
- approve/reject
- post (based on permissions)

## 5.8 Assets / Custody
Includes:
- create asset/custody record
- issue / return
- movement tracking

## 5.9 Cases / Complaints
Manage internal requests/cases and track their status.

---

## 6) Reception / Visits

## 6.1 Visit Request (for employees/users)
Users can:
- enter visitor details
- define host/purpose
- submit a pre-registered visit request to reception

## 6.2 Reception / Visits (Reception role)
Reception users can:
- review expected visits
- approve/reject visit requests
- check visitors in/out
- print badge / QR
- monitor visit duration and delays
- export monthly visit reports (Excel)

---

## 7) Notifications, Mail Center, and Internal Chat

## 7.1 Notifications
Internal system notifications only:
- approvals
- request updates
- operational alerts

## 7.2 Mail Center
Send professional email to:
- a specific user
- a role group
- a branch
- a department
- admin users

## 7.3 Internal Chat
Internal user-to-user conversations with:
- messages
- attachments
- conversation history

---

## 8) Global Search

Search from one place across:
- employees
- leave requests
- loans
- settlements
- assets
- visits
- payroll
- accounting entries

---

## 9) Manager Inbox

A unified page for managers to track pending and important work items:
- approvals
- pending requests
- operational follow-ups

Designed to reduce navigation between multiple modules.

---

## 10) System Admin (Settings Hub)

The Admin page is the main configuration center and uses a **Tabs** layout.

## Main tabs
- `Branding & Sidebar`
- `Create User`
- `Users & Permissions`
- `Approval Workflows`
- `SMTP`
- `Attendance Devices`

## 10.1 Branding & Sidebar
Admin can:
- change site/system name
- change brand subtitle
- upload custom logo
- rename sidebar items
- change item icons
- hide sidebar items
- sort items within each section
- rename sidebar section titles

> Note: Hiding a sidebar item is a UI customization and does not automatically disable route access if permissions still allow it.

## 10.2 Create User
- create new account
- choose role
- link employee (optional)
- set user email (for mail + password recovery)
- assign branch access

## 10.3 Users & Permissions
- manage users
- reset passwords
- branch access permissions
- route-level permissions and actions

## 10.4 Approval Workflows
- create workflows for modules (loans/assets/etc.)
- define steps
- assign approvers (user/employee/role)
- amount-based conditions (if enabled)
- limit scope to selected employees or all

## 10.5 SMTP
- configure Gmail/company SMTP
- enable email sending
- sender and reply-to settings

## 10.6 Attendance Devices
- add biometric devices
- set protocol/pull mode
- field mapping
- enable/disable sync schedule

---

## 11) Operations Center

Useful for administrators to monitor:
- system health
- queue/jobs
- SLA/escalation foundation
- scheduled reports foundation
- sync/backup tracking foundation

---

## 12) Best Practices

### Employees
- Start with `Dashboard` and `My Profile`
- Track updates through notifications
- Use `Visit Request` instead of manual reception calls

### Managers
- Start with `Manager Inbox`
- Use dashboard before reviewing approvals

### Admins
- Configure `SMTP` first
- Then `Users & Permissions`
- Then `Approval Workflows`
- Then customize system identity/navigation in `Branding & Sidebar`

---

## 13) Troubleshooting

## UI or logo changes are not visible
- Use `Ctrl + F5`
- Restart Apache if cache/OPcache is active

## Emails are not being delivered
- Verify SMTP settings
- Check `From Email`
- Check Spam/Junk
- Ensure the user has a valid email address

## A page does not appear in sidebar
- Check permissions
- Check sidebar customization (item may be hidden)